Comment rédiger un e-mail professionnel
Ce que tout le monde devrait savoir avant d'envoyer un e-mail au personnel et aux collègues
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Malgré la popularité des SMS et des réseaux sociaux, e-mail reste la forme de communication écrite la plus courante dans le monde des affaires et la plus souvent abusée. Trop souvent, les e-mails claquent, grognent et aboient, comme s'ils étaient concis signifiait que vous deviez avoir l'air autoritaire. Pas si.
Considérez ce message électronique récemment envoyé à tous les membres du personnel d'un grand campus universitaire :
Il est temps de renouveler les vignettes de stationnement de votre faculté/personnel. De nouveaux autocollants sont requis d'ici le 1er novembre. Les règles et règlements de stationnement exigent que tous les véhicules conduits sur le campus affichent l'autocollant actuel.
Frappant un 'Salut!' devant ce message ne résout pas le problème. Cela ne fait qu'ajouter un faux air de camaraderie.
Au lieu de cela, considérez à quel point l'e-mail serait plus agréable et plus court - et probablement plus efficace - si nous ajoutions simplement un « s'il vous plaît » et que nous nous adressions directement au lecteur :
Veuillez renouveler vos vignettes de stationnement pour les professeurs/employés d'ici le 1er novembre.
Bien sûr, si l'auteur de l'e-mail avait vraiment pensé aux lecteurs, il aurait peut-être inclus une autre information utile : un indice sur la manière et l'endroit où renouveler les décalcomanies. En utilisant l'e-mail sur les vignettes de stationnement comme exemple, essayez d'incorporer ces conseils dans votre propre écriture pour des e-mails meilleurs, plus clairs et plus efficaces :
- Remplissez toujours la ligne d'objet avec un sujet qui signifie quelque chose pour votre lecteur. Pas 'Decals' ou 'Important!' mais 'Date limite pour les nouveaux autocollants de stationnement.'
- Mettez votre point principal dans la phrase d'ouverture. La plupart des lecteurs ne resteront pas là pour une fin surprise.
- Ne commencez jamais un message par un vague « Ceci », comme dans « Cela doit être fait avant 17h00 ». Précisez toujours sur quoi vous écrivez.
- N'utilisez pas TOUT CAPITALES (pas de cris !), ou tous minuscule lettres non plus (sauf si vous êtes le poète E. E. Cummings).
- En règle générale, PLZ évite le langage textuel ( abréviations et acronymes ): Vous pouvez être ROFLOL (rouler sur le sol en riant à haute voix), mais votre lecteur peut se demander WUWT (qu'est-ce qui se passe avec ça).
- Soit bref et poli. Si votre message contient plus de deux ou trois courts paragraphes, envisagez (a) de réduire le message ou (b) de fournir une pièce jointe. Mais dans tous les cas, ne claquez pas, ne grognez pas et n'aboiez pas.
- N'oubliez pas de dire « s'il vous plaît » et « merci ». Et le dire. Par exemple, 'Merci d'avoir compris pourquoi les pauses de l'après-midi ont été supprimées' est vulgaire et mesquin. C'est ne pas poli.
- Ajoutez un bloc de signature avec les coordonnées appropriées (dans la plupart des cas, votre nom, votre adresse professionnelle et votre numéro de téléphone, ainsi qu'une clause de non-responsabilité légale si votre entreprise l'exige). Est-ce que vous besoin encombrer le bloc de signature avec une citation et une illustration astucieuses ? Probablement pas.
- Éditer et relire avant d'appuyer sur 'envoyer'. Vous pensez peut-être que vous êtes trop occupé pour transpirer les petites choses, mais malheureusement, votre lecteur peut penser que vous êtes un idiot négligent.
- Enfin, répondez rapidement aux messages sérieux. Si vous avez besoin de plus de 24 heures pour collecter des informations ou prendre une décision, envoyez une brève réponse expliquant le délai.